Nytt kommunikasjonsverktøy styrket kultur og samhandling

- Da jeg kom inn tidlig i 2019 var det en spennende tid i Tine, med Gunnar Hovland som ny og fremoverlent konsernsjef. Det var stort engasjement, også i ledelsen, rundt det å forbedre internkommunikasjonen. Vi så på muligheter, kartla behov i organisasjonen, evaluerte verktøy og startet å kjøre piloter, forklarer Meylin S. Loo, leder for digital selskapskommunikasjon i Tine.

Det var viktig å tydelig få frem at dette ikke skulle erstatte dialog med ansatte, men forsterke. Å se sine ansatte, å anerkjenne, å gi feedback, å komme med oppmuntrende og engasjerende tilbakemeldinger, er viktig i Tines lederkommunikasjon. Workplace skal forsterke det ved å spre gode budskap og hyggelig feedback digitalt, hvor det blir synlig for mange.

- Å få med lederne til å være ambassadører ville være avgjørende. Derfor ønsket vi å rulle det ut på ledersamlingen selv om vi da fikk dårlig tid, sier Loo.

I mars 2020 økte behovet for effektiv og god internkommunikasjon.

- Covid-19 har skapt et unikt behov for å ha en kontinuerlig toveis kommunikasjon med alle ansatte. Gjennom Workplace kunne vi komme ut med viktig beredskapskommunikasjon raskt og effektivt, sier Loo.

- Inmeta Crayon kunne dele erfaringer fra andre og stille kritiske spørsmål. Det har vært avgjørende for vår del.

Da Tine besluttet å implementere Workplace from Facebook til alle sine ansatte, forstod de at de trengte bistand til prosjektet.

Gjennom tett samarbeid jobber Crayon og Inmeta ofte sammen på kundeprosjekter; som hos Tine, hvor Crayon hjelper kunden med håndtering av plattformlisenser og Inmeta bistår både under og etter implementeringen av Workplace.

Under implementeringen stilte Inmeta med både IT-teknikere, rådgivere og prosjektleder – en sterk kombinasjon av høy kompetanse og god erfaring.

- Inmeta visste umiddelbart hvordan de skulle sette opp synk mot AD, altså brukersystemet. De bistod også med råd angående gruppestrukturer, administreringer og moderasjoner. Det gjør prosjektet mer effektivt, da vi slipper å bruke tid på å finne ut, og sikrer en bedre kvalitet, sier Martin Bloma.

Og så er det dette med å ta det i bruk på en god måte. Selv om de fleste kjenner til brukergrensesnittet fra Facebook er det ikke slik at det bare er å sette i gang og starte å høste fordeler.

- Dette er en kulturendring. Internkommunikasjon går fra å være nesten enveis til å bli toveis. Det betyr at beslutningen om å ta i bruk Workplace ikke kun kan besluttes i et styrerom, det er noe som må bygges og fortjenes gjennom et vellykket implementeringsprosjekt. Man kan ta en beslutning, men ikke dermed gitt at alle er med, avslutter Bloma.

Tine tok en beslutning på at de skulle ha en kombinasjon av styrte grupper hvor de pre-definerer hvem som skulle være med, og åpne grupper. De styrte gruppene ble de offisiell Tine-gruppene.

- Dette gjaldt konsernnytt, som skulle være den offisielle nyhetskanalen. Det gjaldt lokasjonsgrupper som gikk på tvers av forretningsområder og fag. Og det var også ulike faggrupper, sier Martin Bloma, prosjektleder Workplace i Tine.

De frie gruppene som man kan melde seg inn i som man vil, handler mer om fag eller interesseområder.

- Vi har for eksempel noen osteeksperter i Tine, som har doktorgrader i eksempelvis brunost. De opprettet en ostegruppe hvor de delte ostetips og svarte på ostespørsmål med stort engasjement og til manges glede. Vi ser at folk finner hverandre på tvers av lokasjon og forretningsområder i slike grupper, sier Bloma.

Les mer om hvordan vi jobber med digital samhandling og arbeidsplass.