Gevinsten uteblir når bare en fjerdedel av de ansatte tar i bruk ny teknologi!

Brukeradopsjon skjer ikke av seg selv

Når en bedrift velger å investere i et dokumentlagringssystem (SharePoint), er det i følge en global undersøkelse gjort av AIIM (2015) kun 26% av de ansatte som velger å ta det i bruk. Er det på grunn av manglende motivasjon, dårlig brukervennlighet, eller er det evnen til å endre seg som det skorter på? Hvordan får man de ansatte til å omfavne ny teknologi?

Lav brukeradopsjon er primærårsaken til fiasko i 70% av mislykkede teknologiprosjekter

Forrester

Konsulentselskapet McKinsey peker på tre hovedårsaker til lav adopsjon av ny teknologi blant brukere:

  1. Mangel på tid ut over daglige oppgaver
  2. Mangel på relevans i daglig virke
  3. Tillitsrelaterte årsaker; Brukerne er ikke trygge på å dele dokumenter

Hva kreves av et adopsjonsprogram?

Brukeradopsjon krever mer enn bare ny teknologi. Det trengs en langvarig og målrettet innsats, som absolutt ikke skjer av seg selv. Det vil imidlertid bli en lettere prosess dersom motivasjonen, forståelsen og ikke minst belønningen er tilstede. Hva er så belønningen? Jo, det er teknologi som fungerer og understøtter smarte og effektive måter å jobbe på. Derfor har Inmeta utviklet en adopsjonsmodell; iBruk – som sikrer at alle aktiviteter blir gjort i riktig rekkefølge når ny teknologi implementeres.

iBruk driver endring og realiserer gevinst

Innføring av ny teknologi gjør at brukere må endre vaner, rutiner og arbeidsmønster. IT-drevne prosjekter gir sjelden nødvendig grad av endring. Forretningsledelse må eie og drive endring. I flere år har vi bistått store og distribuerte organisasjoner med å ta i bruk teknologi på en måte som gir resultater. Disse erfaringene med brukeradopsjon – vi kaller det iBruk – ønsker vi å dele med flere.

Inmeta kan bistå din organisasjon med et tilpasset program for å øke suksessraten i dine prosjekter. Der fokuserer vi på aktiviteter for å sikre at løsningen anvendes – i forhold til mål og prioriteringer som er satt – for å sikre gevinster for virksomheten og den enkelte bruker. Vi har hjulpet store norske virksomheter med brukeradopsjon innenfor bl.a. digital samhandling, Office 365, SharePoint og Facebook at Work. Vi legger premissene til rette for virksomheten, slik at den er i stand til å anvende iBruk på egen hånd.

Våre 5 praktiske tips til bedre adopsjon av ny teknologi:

1. Sett klare mål, både for bedriften og den enkelte medarbeider

a) Gjennomsnittstiden for å finne et dokument skal synke med 40%
b) Å dele dokumenter skal redusere diskplass med 50%
c) Brukertilfredshet skal øke med 20%

2. Ledelsen må gå foran med gode eksempler 

Ledelsen bør investere i brukertrening, involvering og engasjement før Go-live datoen for løsningen, og selv delta aktivt.

3. Fang interesse og gi opplæring

Bygg forventninger og engasjement ved å si hvorfor bedriften har skaffet det nye systemet, og hvilke gevinster det vil gi selskapet og den enkelte bruker. Vis verdien for de enkelte brukergruppene gjennom opplæring og innføring.

4. Sørg for hjelp og støtte med en gang brukerne trenger det

I en adopsjonsprosess er det viktig å holde brukernes interesse ved like. Vær tilstede når hjelp behøves. Benytt kanaler som finnes i den nye løsningen.

5. Belønne brukere som benytter ny løsning

Vi mennesker liker å bli sett. Belønningen kan være så mangt; et diplom, en fysisk gadget, honnør på fellesmøter, eller deltakelse i fora som gir både ansvar og økt kunnskap.

Gevinstrealisering skjer når organisasjonen har tatt i bruk teknologien.

Ved innføring av nye IT-systemer og prosesser, uteblir ofte gevinsten, fordi man ikke greier å få de involverte til å omfavne eller forstå tjenesten i sitt fulle omfang. Bare en brorpart av investeringen og gevinsten, ligger i selve teknologien. Det er først når man får menneskene i organisasjonen med seg til å ta den i bruk, at virksomheten får ut det fulle potensialet av sin digitale reise!